Extern gedeelde link werkt niet meer? Dit is er veranderd

“Ik heb die offerte vorige maand gewoon via OneDrive gedeeld. Nu belt de klant dat de link het niet meer doet.”

Je opent het bestand zelf en alles werkt. De map staat er nog, de rechten lijken goed, je hebt niets veranderd. Toch krijgt je klant, je accountant of die ene freelancer een melding dat de toegang is geweigerd.

Dan begint het gezoek. Is het bestand verplaatst? Heeft iemand iets verwijderd? Moet je het maar even mailen?

Grote kans dat er niets kapot is. Microsoft heeft deze herfst de manier veranderd waarop mensen van buiten je bedrijf jouw gedeelde bestanden openen. En dat merk je pas als iemand aan de bel trekt.

Er is niets kapot, Microsoft heeft de deur anders afgesteld

Sinds half oktober 2026 schakelt Microsoft stap voor stap de oude inlogmethode voor externe gebruikers in SharePoint en OneDrive uit. Volgens de aankondiging in het Microsoft 365-berichtencentrum (MC1243549) moet dat eind november 2026 bij alle zakelijke omgevingen zijn afgerond.

Het gaat om de zogeheten eenmalige toegangscode. Dat is het cijfercodetje dat een externe ontvanger per mail kreeg om een gedeeld bestand te openen, zonder dat die persoon ergens een account voor nodig had.

Die code verdwijnt. In de plaats komt een gastaccount.

Zo werkte extern delen tot nu toe

Vergelijk het met een bedrijfspand. Tot nu toe kreeg een bezoeker bij de receptie een papiertje met een code, liep naar binnen en was daarna weer weg. Niemand hield echt bij wie er allemaal met zo’n papiertje rondliep.

Een gastaccount is meer een vaste bezoekerspas op naam. Die staat geregistreerd in je eigen administratie, in dit geval Microsoft Entra ID (het systeem waarin Microsoft 365 bijhoudt wie er mag inloggen). Je ziet wie de pas heeft, je kunt er regels aan koppelen en je kunt hem intrekken.

Voor nieuwe deelacties is dat al sinds dit voorjaar de standaard. Wie je nu iets deelt met iemand van buiten, maakt automatisch zo’n gastaccount aan. Het probleem zit dus vooral bij links die je eerder hebt verstuurd.

Wat er nu precies verandert

Microsoft beschrijft het in de eigen documentatie zo: externe gebruikers die al een gastaccount hebben, houden gewoon toegang. Externe gebruikers zonder gastaccount krijgen “toegang geweigerd” op links die eerder met specifieke personen zijn gedeeld.

Dat zijn de links waarbij je het e-mailadres van de ontvanger invult, de veiligste en meest gebruikte manier van delen. Juist de links waarbij je netjes hebt nagedacht over wie er toegang krijgt.

De link is niet weg en het bestand ook niet. Alleen de manier waarop je klant zich bij de deur meldt, is veranderd.

Uitzonderingen zijn er niet. Microsoft geeft aan dat de wijziging voor de hele omgeving geldt, niet per site in te stellen is en onderdeel is van een bredere beveiligingsverbetering. Afwachten tot het overwaait heeft dus geen zin.

Wie merkt dit als eerste?

Vrijwel elk mkb-bedrijf deelt dagelijks bestanden met mensen buiten de deur. Denk aan:

• Je accountant of boekhouder, die maandelijks in een gedeelde map met facturen kijkt.
• Klanten, met wie je offertes, tekeningen of projectdossiers deelt.
• Freelancers en zzp’ers, die tijdelijk in jouw documenten meewerken.
• Leveranciers en partners, met een eigen map voor orders of specificaties.

Zij zien de foutmelding. Jij niet. En dus komt het probleem meestal binnen als telefoontje op een moment dat het slecht uitkomt, vlak voor een deadline of een bespreking.

Herstellen is gelukkig makkelijker dan je denkt

Het goede nieuws: je hoeft niet elk bestand opnieuw te delen. Volgens Microsoft is één nieuwe deelactie per persoon genoeg.

1. Deel één bestand of map opnieuw met het e-mailadres waarmee je de persoon eerder uitnodigde. Daarmee wordt het gastaccount aangemaakt en werken ook de oude links weer.
2. Of laat je beheerder vooraf gastaccounts aanmaken voor de externe contacten die je regelmatig spreekt. Dan merken zij helemaal niets.
3. Laat je contactpersoon één keer inloggen. Iemand zonder Microsoft-account kan bij de eerste keer nog steeds met een code via de mail inloggen, alleen loopt dat nu via het gastaccount.

Een kleine tip voor je team: spreek af dat iedereen die een “toegang geweigerd” doorkrijgt, het bestand niet als bijlage gaat mailen. Dat lost het probleem van vandaag op, maar zet een kopie van je bedrijfsdata in een mailbox waar je geen grip meer op hebt.

Maak er meteen een opruimmoment van

Deze wijziging is vervelend als je er onverwacht tegenaan loopt. Maar er zit ook een voordeel aan. Voor het eerst staan al je externe gebruikers op één plek, met naam en toenaam.

Wie je niet kunt zien, kun je ook niet de deur wijzen.

Gebruik dat. Loop samen met je beheerder de lijst met gastaccounts eens door en stel jezelf een paar vragen:

• Werken we nog met al deze mensen? Die ene oud-leverancier van drie jaar geleden hoeft er niet meer in.
• Moeten gasten extra inloggen met een tweede stap? Met meervoudige verificatie (een extra controle via je telefoon, zoals een tweede slot op de deur) maak je gasttoegang een stuk veiliger. Lees ook waarom alleen een wachtwoord in 2026 niet meer volstaat.
• Delen we via vaste mappen of los per bestand? Een vaste projectmap per klant houdt het overzichtelijk. In hoe je toegangsbeheer simpel én veilig maakt voor je hele team lees je hoe je dat praktisch inricht.

En nu je toch bezig bent: bedenk ook wat er gebeurt als zo’n gedeelde map per ongeluk wordt leeggehaald door iemand van buiten. Microsoft bewaart je bestanden, maar maakt niet vanzelf een volwaardige back-up. Daarover gaat het cloud-misverstand rond Microsoft 365.

Weet jij wie er buiten je bedrijf in jouw bestanden kan?

De meeste ondernemers kunnen die vraag niet direct beantwoorden. Dat is geen verwijt: extern delen gaat zo makkelijk dat niemand bijhoudt hoeveel links er in de loop der jaren de deur uit zijn gegaan.

Deze wijziging van Microsoft is een mooi moment om dat overzicht wél te krijgen. Bij 24×7 ICT helpen we mkb-bedrijven dagelijks om hun Microsoft 365-omgeving zo in te richten dat samenwerken met klanten en partners soepel gaat, zonder dat je het zicht op je data verliest.

Wil je weten hoe jouw omgeving ervoor staat? Doe de gratis ICT-check of plan een vrijblijvend adviesgesprek. Dan kijken we samen waar je staat.